Oman aikansa herra

Ajanhallinta on yhä tärkeämpi osa jokapäiväistä elämäämme, sillä siitä tulee myös jatkuvasti hieman haastavampaa. Sosiaalinen media ja lukuisat muut ärsykkeet vievät huomiomme, eikä aikaa tunnu jäävän oikeille asioille ollenkaan. Sitten on myös työ, koulu ja muut arkiset tehtävät, jotka vaativat yhä enemmän ajanhallintaa.

Ajanhallinta on yksinkertainen tehtävä, ongelma on se, ettei sitä voi oppia kertaheitolla. Ei ole myöskään yhtä oikeaa tapaa, vaan sinun täytyy itse löytää juuri itsellesi sopivin. Etkä välttämättä tiedä, jos löydät sen, sillä tapojen muuttaminen on vaikeaa vaikka tapa olisikin itsellesi sopiva. Älä jää siis liikaa pakottamaan yhtä tapaa, mutta anna tavalle kuitenkin oma aikansa kehittyä, ennen kuin kokeilet toista.

Minulle ajanhallinta koostuu muutamasta elementistä. Ensimmäinen on tehtävien listaaminen, toinen on niiden priorisoiminen ja kolmas on itse ajankäytön suunnittelu. Jos etsit vielä sopivaa tapaa omaan ajanhallintaasi, voit kokeilla tätä.

Voit miettiä tulevat tehtäväsi viikkoa tai päivää kohti, tai listata vain aivan kaiken, mitä pitäisi tehdä. Tämän jälkeen sinun tulee käydä läpi mitkä asiat ovat tärkeimpiä. Jotta arkesi pyörii ja sinulla on katto pääsi päällä, täytyy laskut maksaa. Se on siis käytännön tasolla välttämätön tehtävä ja listasi kärkijuttuja. Jos et ole herkkä pölylle, eikä imurointi ole kuin viihtyvyysasia, on se puolestaan listasi loppupäässä.

Seuraavaksi aikataulutat tehtävät. Varaa aikaa niin, että teet kunkin tehtävän ennen viimeistä takarajaa, näin sinulle jää joustoa. Aikataulutuksessa on tärkeää jättää palikoille liikkumavaraa, etenkin tavan opetteluvaiheessa. Jos sairastut, tai jokin asia vie enemmän aikaa kuin suunnittelit, ei aikataulusi saa hajota kasaan.

Ajankäytön suunnittelu mielletään usein asiaksi, joka sulkee jouston pois. Kuvitellaan, että sen takia ei voida lähteä yllättäen näkemään ystäviä ja elämä on kuin koulupäiviä tarkalla suunnitelmalla. Todellisuus on oikeastaan päinvastainen.

Hyvin toteutettu suunnitelmallinen ajanhallinta jättää sinulle tilaa siirtää tehtäviäsi ja tekee yllättävistä muutoksista helpompia. Jos suunnitelmasi on tehdä tänään koko ilta koulutehtäviä ja ystäväsi pyytävätkin sinua viettämään iltaa, pystyt hyvillä mielin siirtämään alkuperäisiä suunnitelmiasi, sillä tiedät selkeästi mitä voit karsia pois ja mihin voit sen siirtää.

Joustovaran jättämiseen on muutamia keinoja. Yksi on tyhjien tilojen jättäminen kalenteriisi. Näihin tyhjiin tiloihin voit tarvittaessa siirtää muita hommia tai käyttää ne rentoutumiseen. Minulle tämä tapa ei toimi. Sen sijaan rajaan aikaa tehtäville joustavasti.

Listaan siis tehtäväni kyseiselle viikolle erikseen ja rajaan ympäripyöreästi aikaa kunkin tehtävä kokonaisuuden työstämiseen. Esimerkiksi tälle viikolle olen valinnut muutaman koulutehtävän, joille varaan aikaa kalenteriini kokonaisuuksina enkä tehtäväkohtaisesti.

Prosessi tapojen muuttamisen takana ei eroa kauheasti eri tapojen kohdalla. Uuden tavan aloittaa innolla, kunnes se unohtuu hetkeksi tai epäonnistumme ja tulee vastaan risteys. Aloittaisiko uudelleen vai luovuttaisiko kokonaan? Vaikka luovuttaminen kuulostaa hölmöltä, päädymme usein valitsemaan juuri sen reitin.

Luovuttamisen taustalla voi olla ajatus siitä, ettei juttu ollutkaan minua varten. Älä anna tämän harhaluulon häiritä prosessiasi, vaan lähde vain yrittämään uudelleen. Voi tuntua, että kaikki harjoittelu on mennyt hukkaan, mutta todellisuudessa kehityt joka kerta. Prosessi voi olla hidas ja ottaa takapakkia moneen kertaan, se ei tarkoita, ettetkö koko ajan liikkuisi silti eteenpäin.

Minulle ajanhallinan harjoittelun aloittamisesta on jo vuosia, enkä vieläkään pidä aikatauluistani kiinni. Mutta sillä ei ole mitään väliä, sillä olen kulkenut jo todella pitkälle. Aiemmin listasin tehtäviäni ja unohdin listani, tai ehkä seurasin sitä hetken. Saatoin suunnitella ajankäyttöni todella tarkasti, mutta en pitänyt siitä kiinni ollenkaan.

Sen jälkeen aloin siirtämään aikataulussani palikoita, kunnes en saanut mitään aikaiseksi. En silti luovuttanut, vaan pyyhin pois aiemman prosessin ja aloitin tyhjältä pöydältä. Nyt pidän kiinni niistä tehtävistä, jotka ovat minulle tärkeitä. Seuraavana on vain opittava pitämään kiinni myös vähemmän tärkeistä.

Viimeinen ohjeeni ei liity suoraan ajanhallintaan, vaan tehtävien suorittamiseen. Aikataulun liika liikkuminen on yleensä aina lähtöisin nimittäin samasta ongelmasta. Vastassasi on tehtävä, joka tuntuu painostavalta tai ahdistavalta, eikä ainakaan mieluisalta.

Minulle tämä palikka on koulutehtävien teko. Ne tuntuvat usein sekavilta ja niihin liittyy vuosien kasautunut stressi. Ne ovat saaneet todella negatiivisen leiman mielessäni. Siksi yhtenä tärkeänä osana niiden suorittamista on tuon leiman pyyhkiminen pois.

Seuraava ohjeeni on pelkkä idea, sillä en ole vielä saanut sitä käytännön tasolla toimimaan. Siis sen vuoksi, että alan vasta nyt aktiivisesti testaamaan itse sitä. Se voi olla toimiva, joten en nää syytä olla jakamatta sitä teille.

Koska minun ongelmani on koulu, pystyn liittämään siihen näin viimeisenä vuonna helposti yhden positiivisen mielikuvan. Valmistuminen. Olen vältellyt ajatusta pessimistisellä asenteella, sillä en tahdo turhia haaveilla. Mutta juuri tuo on suurin ongelmani. Jos asenteeni lähtökohtaisesti on se, ettei tästä mitään tule, niin ei ole mikään ihme kun näin käy.

Päätin jokin aika sitten alkaa suunnitella valmistujaisiani. Suunnitellessani saan tavoitteilleni, jotka muuten tuntuvat turhilta, konkreettisen maalin. Tämä ei tienkään riitä, kun negatiivinen mielikuva ja hämmennys on noussut näin suureksi.

Toinen tapani muuttaa asennettani on siis suunnitelmallinen asennoituminen. En hyökkää tehtävän kimppuun summanmutikassa vaan otan ensin askeleen taaksepäin. Jaan tehtävän pieniin osiin, jolloin eteneminen on johdonmukaista. Koulutehtävien työstäminen itsessään vaatii paljon aivotoimintaa, joten prosessi ei saa tuntua itsessään sekavalta.

Ole siis maltillinen edetessäsi ja etsi sopivia keinoja edetä. Toiselle puhelimen kalenterin muistutukset toimivat parhaiten, kun taas toiselle fyysiseen kalenteriin aikataulun hahmottelu on sopivampi tapa. Itse kuulun jälkimmäiseen ryhmään, mutta pistän puhelimeeni muistutuksen tärkeimmistä asioista.

Loppuun haluan antaa kuunteluvinkin Suplan (radio- ja podcast-palvelu) suurkuluttajana. Sieltä löytyy nimittäin muutamia äänikirjoja, joista yksi on Anna Perhon “Anti säästäjä - fiksun ajankäyttäjän opas”. En ole kuunnellut sitä loppuun asti, eivätkä kaikki ohjeet ole olleet itselleni hyödyllisiä, mutta moni asia on auttanut minua ajankäyttöni kanssa.

Kuuntelin itse kirjaa viime kesänä ruokaa laittaessani. Sain siis ohjeita ajankäyttööni käyttäessäni aikaa tehokkaasti. Olen saanut tähän tekstiin kirjasta paljon vaikutteita, sillä sisäistin itse siitä paljon asioita, jotka ovat merkittävässä osassa omassa suhtautumisessani ajankäyttööni.